پارس دیتا
کد: KB-WP-C2-FA-159
زمان انتشار: چهارشنبه 6 فروردین 1399

Google Docs چیست؟

گوگل داک یک برنامه رایگان مبتنی بر وب است که می توان در آن به طور آنلاین اسناد و صفحات گسترده را ایجاد، ویرایش و ذخیره کرد. شما می توانید در هر جایی که هستید از طریق یک کامپیوتر که به اینترنت متصل است به این اسناد دسترسی پیدا کنید. Google Docs تنها یکی از مجموعه برنامه های آنلاینی است که گوگل ارائه می دهد. کاربران Google Docs می توانند اسناد و صفحات گسترده را با فونت های مختلف ایجاد، ویرایش و آپدیت کنند، متن ها را با فرمول ها ترکیب نمایند، از جداول و تصاویر استفاده کنند و … کاربران می توانند روی این موضوع کنترل داشته باشند که چه کسانی این فایل ها را مشاهده نمایند.

نخستین چیزی که پیش از استفاده از گوگل داک نیاز دارید این است که یک حساب کاربری گوگل یعنی یک حساب جیمیل (gmail@) داشته باشید.

  • در ‌سایت گوگل روی آیکون چندرنگی + کلیک نمایید.
  • وارد کردن فایل ورد به گوگل داک

  • ممکن است تمایل داشته باشید که از مجموعه فایل‌های مایکروسافت ورد که از قبل داشته اید در گوگل داک استفاده نمایید. در این حالت، می‌توانید همه سندهای ورد خود را پیش از مشاهده آن‌ها آپلود نمایید. گرچه ممکن است گوگل داک از برخی قابلیت‌های پیشرفته و قالب‌بندی برخی سندهای ورد پشتیبانی نکند، اما به طور کلی کارکرد مناسبی دارد. در صفحه اصلی گوگل داک روی آیکون پوشه در گوشه راست-بالا کلیک نمایید و سپس به برگه Upload بروید.
  • زمانی که فایل ورد آپلود شد، داکس به صورت خودکار آن را باز می‌نماید و شما آماده هستید که ویرایش، اشتراک و کار مشترک با همکاران را شروع نمایید. برای باز کردن یک سند ورد که می‌خواهید ویرایش نمایید، می‌توانید در صفحه اصلی گوگل داک روی نام فایل کلیک نمایید.
  • بدین ترتیب می‌توانید انتخاب نمایید که فایل را در گوگل داک صرفاً مشاهده نمایید یا بتوانید آن را نیز ویرایش نمایید و یا پیشنهاد ویرایش روی یک سند را داشته باشید.
  • یکی از بهترین قابلیت‌های گوگل داک توانایی تولید لینک قابل اشتراک است که به هر فردی که لینک را داشته باشد، این امکان را می‌دهد که سند را ببیند، پیشنهاد ویرایشی بکند یا شخصاً سند را ویرایش نماید. بدین ترتیب به جای ارسال فایل برای افراد مختلف و دریافت آن، می‌توان سند را بین همکاران به اشتراک گذاشت، بدین منظور روی سندی که می‌خواهید به اشتراک بگذارید، روی دکمه "Share" کلیک نمایید تا شیوه اشتراک‌گذاری و افرادی که می‌خواهید سند را با آن‌ها به اشتراک بگذارید را انتخاب نمایید. همچنین می‌توانید نشانی‌های ایمیل را واردنمایید یا دکمه "Get sharable link" را در بخش فوقانی انتخاب نمایید و خودتان از افراد دیگر دعوت نمایید.
  • در منویی که باز می گردد می‌توانید میزان قدرت افراد برای ویرایش فایل را تعیین نمایید. گزینه‌های زیر در اختیار شما قرار دارند:

    •  "Off" : اشتراک‌گذاری غیر فعال شده است. اگر قبلاً لینکی را با دیگران به اشتراک گذاشته باشید، این افراد دیگر نمی‌توانند روی فایل کار کنند و هر مجوزی که زمانی داشتند باطل می‌گردد.

    "Anyone with the link can edit" : دسترسی کامل خواندن/نوشتن را در اختیار کاربران مشترک می‌گذارد. اما آن‌ها همچنان نمی‌توانند آن را از درایو شما حذف نمایند، اما می‌توانند کل محتوای فایل را پاک کنند.

    "Anyone with the link can comment" : به کاربران مشترک امکان می‌دهد که در صورت تمایل توضیحاتی روی فایل بنویسند. این گزینه برای کارهای تیمی عالی است.

    "Anyone with the link can view" : کاربران مشترک می‌توانند فایل را ببینند، اما نمی‌توانند آن را به هیچ طریقی ویرایش نمایند. این اقدام پیش‌فرض در زمان اشتراک‌گذاری یک فایل است و در صورتی که تلاش می‌نماید یک فایل را برای دانلود به اشتراک بگذارید، بهترین گزینه محسوب می‌گردد.

  • زمانی که یک سند را با افراد دیگر به اشتراک گذاشته می شود، ردگیری همه تغییرات کوچک که روی فایل اتفاق می‌افتند، در صورت عدم حضور در آن لحظه دشوار خواهد بود. به همین جهت امکان «تاریخچه بازبینی» (revision history) ارائه گردیده است. گوگل داک رد همه تغییراتی که در یک سند رخ می‌دهند را نگهداری می‌نماید و آن‌ها را در دوره‌های زمانی گروه‌بندی می‌کند تا از شلوغی پرهیز شود. شما می‌توانید با یک کلیک ماوس فایل را به هر نسخه قبلی در تاریخچه آن بازگردانی نمایید. برای این مورد ابتدا "File" را انتخاب نمایید سپس "Version History" و با انتخاب "See Version History" می‌توانید فهرستی از تغییرات اخیر فایل را مشاهده نمایید.
  • درصورتی که لازم باشد از گوگل داک استفاده نماییم، اما به اینترنت دسترسی نداشته باشیم چه اتفاقی رخ می‌دهد؟ با این که گوگل داک یک محصول مبتنی بر وب است، اما این بدان معنی نیست که نمی‌توان به صورت آفلاین از آن استفاده کرد. شما باید یک اکستنشن را برای مرورگر کروم دانلود کنید و مطمئن شوید که فایل مربوطه از قبل برای استفاده آفلاین تنظیم شده است. بدین ترتیب هر تغییری که روی فایل اجرا نمایید، به محض آنلاین شدن و اتصال به اینترنت روی فضای ابری ذخیره خواهد شد. پس از این که این اکستنشن را برای کروم دانلود نمودید به صفحه اصلی گوگل داک بروید و در گوشه چپ در بالای صفحه روی منوی سه خط و سپس "Settings" کلیک نمایید. پس از باز شدن پنجره مربوطه، تنظیمات "Offline" را فعال نمایید و سپس روی "OK" کلیک نمایید.
  • گوگل برای صرفه‌جویی در فضای ذخیره‌سازی روی ماشین محلی، صرفاً فایل‌هایی که اخیراً دسترسی داشته باشید را دانلود نموده و برای دسترسی آفلاین آماده می‌سازد. برای ویرایش دستی یک فایل روی آیکون سه‌نقطه آن کلیک نموده و سپس گزینه "Available Offline" را انتخاب نمایید.
آخرین بروزرسانی: چهارشنبه 6 فروردین 1399 9:16:21