شاید برای شما نیز این اتفاق افتاده باشد که پس از به اشتراک گذاشتن آدرس
ایمیل و یا عضویت در سایت و یا خبرنامه ای اینترنتی، روزانه با تعداد زیادی
ایمیل تبلیغاتی و Spam در Mail Box خود روبه رو شوید و یا بخواهید ایمیلهای یک سازمان یا شخص به پوشه ای که شما تعیین می نمائید، انتقال یابد. با استفاده از آموزش ذیل در نرم افزار Outlook 2007 می توانید نسبت به
حذف خودکار Spam ها و یا هدایت ایمیلهای دلخواه به پوشه ای مشخص، اقدام نمائید.
نمونه هائی از Rule های قابل اعمال در نرم افزار Outlook 2007 در راهنمای تصویری ذیل، گنجانده شده است.
طریقه انجام به شرح ذیل می باشد:
پس از اجرای نرم افزار Outlook روی منوی Tools کلیک نمائید.
روی گزینه Rules and Alerts کلیک نمائید.
گزینه New Rule را جهت اعمال Rule مورد نظر، کلیک نمائید.
جهت ارسال ایمیل دریافتی از یک اکانت مشخص به پوشه ای دلخواه، روی گزینه ... Move messages from someone کلیک نمائید.
روی گزینه Next کلیک نمائید.
جهت مشخص نمودن آدرس های ایمیلی که قصد تعریف Rule برای آنها را دارید، روی گزینه ... from people or کلیک نمائید.
جهت فیلتر نمودن ایمیلهایی که حاوی کلمه یا عبارتی مشخص در قسمت Subject می باشند، گزینه ... With Specific words را انتخاب نمائید.
جهت وارد نمودن آدرس های ایمیلی که قصد تعریف Rule روی آنها را دارید، روی گزینه People or distribution list کلیک نمائید.
آدرس ایمیلی که قصد تعریف Rule روی آن را دارید، در کادر مربوطه وارد نمائید.
این آدرس ایمیل می تواند ایمیل سازمان، شخص یا حتی یک Spam باشد که قصد دارید آن را به فولدر مشخصی ارسال نمائید.
روی گزینه OK کلیک نمائید.
جهت اعمال Rule بر روی Subject ایمیل دریافتی، بر روی گزینه Specific words کلیک نمائید.
کلمه یا عبارتی که می خواهید Rule در قسمت Subject بر روی آنها اعمال گردد را در این قسمت وارد نمائید.
بر روی گزینه Add کلیک نمائید.
بر روی گزینه OK کلیک نمائید.
جهت انتقال ایمیل مشمول Rule به پوشه دلخواه، بر روی گزینه Specified کلیک نمائید.
پوشه مورد نظر را جهت انتقال ایمیلهای مشمول Rule تعیین شده، انتخاب نمائید.
بر روی گزینه OK کلیک نمائید.
بر روی گزینه Next کلیک نمائید.
جهت Forward نمودن ایمیل ها، با مشخصات تعریف شده در Rule به آدرس ایمیلی خاص، گزینه ... forward it to را انتخاب نمائید.
جهت وارد نمودن آدرس های ایمیلی که قصد Forward نمودن ایمیل ها، با مشخصات تعریف شده در Rule به آن را دارید، روی گزینه People or distribution list کلیک نمائید.
آدرس ایمیلی که قصد Forward نمودن ایمیل های مشمول Rule را به آن دارید، در کادر مربوطه وارد نمائید.
بر روی گزینه OK کلیک نمائید.
بر روی گزینه Next کلیک نمائید.
جهت اعمال Rule های تعیین شده و تائید نهائی تنظیمات، بر روی گزینه OK کلیک نمائید.