Task آیتمی است که می توان جهت پیگیری وظایف و کارها، در نرم افزار Outlook ایجاد نمود و آن را تا نتیجه نهائی، پیگیری نمود. به صورت پیش فرض همه ی Task ها در زمان ایجاد، جهت پیگیری و Follow Up، علامت گذاری می شوند. (حتی اگر Task مورد نظر، تاریخ شروع و پایان نداشته باشد)
جهت ايجاد Task در نرم افزار Outlook، می توانید از راهنماي تصویری ذيل استفاده نمائيد.
طریقه کار به شرح ذیل می باشد
ابتدا نرم افزار Outlook را باز نموده و سپس بر روي منوي Go کليک نمائيد.
بر روي گزينه Task کليک نمائيد.
از قسمت سمت چپ صفحه جاری، نوع Task را انتخاب نمائيد.
از قسمت بالاي صفحه بر روي آيکون New کليک نمائيد.
از پنجره باز شده درقسمت Subject عنوان Task مورد نظر را وارد نمائيد.
تاريخ شروع Task را در فیلد مذکور وارد نمائيد.
تاريخ اتمام Task را در فیلد مذکور وارد نمائيد.
اولویت Task را انتخاب نمائید.
در اين قسمت مي توان درصد انجام يافتن Task را مشخص نمود.
وضعیت حال حاضر Task را در این قسمت مشخص نمائید.
جهت ايجاد یک Reminder و یادآوری براي Task مورد نظر، تاريخ يادآوري را مشخص نمائيد.
در اين قسمت زمان Reminder را انتخاب نمائيد.
جهت تعيين زنگ براي يادآور بر روي آيکون مورد نظر کليک نمائيد.
جهت رفع غلط املائي در متون انگليسي، مي توانيد از گزينه ABC spelling استفاده نمائيد.
جهت عدم نمايش توضيحات Task براي ديگران از گزينه Private استفاده نمائيد.
به منظور پیگیری Task در روز های بعدی و يا هفته هاي بعد گزينه Follow Up را انتخاب نمائيد.
جهت دسته بندي و رنگ بندی Task مورد نظر گزينه Categorize را انتخاب نمائيد.
در صورتی که گزینه Recurrence را فعال نموده اید، Task با دوره زمانی مشخص شده، اجرا خواهد شد. با انتخاب گزینه Skip Occurrence، دوره زمانی پیش رو، در نظر گرفته نخواهد شد. برای مثال در صورتی که دوره انجام Task را هفتگی تعریف نموده اید، با کلیک بر روی گزینه Skip Occurrence، هفته پیش رو، رد شده و از هفته بعد از آن، Recurrence مجدد عمل خواهد کرد.
به منظور اينکه Task به صورت روتين در روز، هفته و یا ماه آينده، مجدد اجرا گردد بر روي گزينه Recurrence کليک نمائيد.
جهت ارسال یک Task به دیگران جهت آگاهی از نحوه انجام و یا تغییر مشخصات Task، گزینه Forward را انتخاب نمائید.
جهت مشخص نمودن Task های کامل شده، بر روی این گزینه کلیک نمائید.
جهت ارسال وضعیت فعلی Task به دیگران، بر روی این گزینه کلیک نمائید.
جهت ارجاع Task مورد نظر به ديگري بر روي گزينه Assign Task کليک نمائيد.
جهت درج جزئیات انجام شده برای Task، بر روی گزینه Details کلیک نمائید.
تاریخ تکمیل شدن Task را در این قسمت وارد نمائید.
در اين قسمت مجموع ساعاتي که براي Task مورد نظر صرف گرديده است را وارد نمائيد.
در اين قسمت مجموع ساعات مفيد صرف شده براي Task را وارد نمائيد.
در اين قسمت نام شرکت مسئول Task مورد نظر را وارد نمائيد.
در اين قسمت هزينه هاي مصرفي Task را وارد نمائيد.
شماره فیش ها و رسیدهای مربوط به انجام Task مورد نظر را در این فیلد وارد نمائید.
جهت ایجاد یک کپی Assign نشده از Task، بر روی این گزینه کلیک نمائید.
در صورتی که بر روی این گزینه کلیک نمائید، Task به نام شما شده و دیگر هیچ آپدیتی از آن دریافت نخواهید کرد.
جهت حذف Task مورد نظر بر روي گزينه Delete کليک نمائيد.
جهت ذخيره Task مورد نظر و تغييرات انجام شده بر روي گزينه Save کليک نمائيد.