تکمیل این کادر الزامیست. ^((\s*)?(\w+([-+.]\w+)*@\w+(([.]|([-])*)\w+)*\.\w+([-.]\w+)*)(\s*)?)?$ پست الکترونیک صحیح نمی باشد.
روش های مختلفی برای آرشیو ایمیل ها در Outlook 2016 وجود دارد. روش هایی که می توانید استفاده نمایید، بستگی دارد به اینکه آیا از Outlook 2016 به همراه Office365 برای حساب تجاری، حساب Exchange یا سایر حساب های دیگر مانند Outlook.com، Gmail، POP استفاده می نمایید، یا حسابهای IMAP. تمام حساب ها در Outlook 2016 دسترسی به یک پوشه آرشیو دارند. پوشه آرشیو یکی از پوشه های پیش فرض Outlook، مانند صندوق ورودی، موارد ارسال شده و پوشه حذف شده بوده، که غیرقابل حذف می باشد. اگر شما از برنامه Outlook با یک حساب Exchange یا Exchange Online استفاده می نمایید، سیاست های پوشه مانند سیاست های نگهداری، به پوشه آرشیو اعمال می گردد. گزینه Archive به منظور انتقال پیام به پوشه آرشیو، اندازه صندوق پستی را کاهش نمی دهد. اگر نیاز دارید که اندازه صندوق پستی کاهش باید، می بایست از آرشیو آنلاین در Office365 برای نسخه Enterprise یا از امکان AutoArchive استفاده نمایید.
نحوه فعال نمودن Archive در Outlook
برنامه outlook خود را اجرا نمایید و سپس از منوی File گزینه "Options" را انتخاب نمایید.
در فرم ظاهر شده از پنل سمت چپ، آیتم "Advanced" را انتخاب نموده و از قسمت "AutoArchive" بر روی"AutoArchive settings" کلیک نمایید.
در outlook ایمیل ها به صورت پیش فرض آرشیو می گردند. غیرفعال و یا فعال نمودن این قابلیت با روش زیر امکان پذیر می باشد. همانطور که در تصویر زیر مشاهده می نمایید ایمیل ها هر 14 روز یکبار آرشیو می گردند که این تعداد روز از بخش "Run AutoArchive every" قابل تغییر می باشد در بخش "Clean Out items older than" می توان برای حذف ایمیل های قدیمی تر نیز زمان تعیین نمود همانطور هم که مشاهده می نمایید مقدار پیش فرض آن 6 ماه است و پس از 6 ماه ایمیل های مربوطه را از outlook حذف می نماید. دقت داشته باشید زمانی که برای AutoArchive در نظر می گیرید بهتر است کمتر از این مدت باشد چون درصورتی که ایمیل ها حذف گردند دیگر بدان ها دسترسی نخواهید داشت. پس از اینکه تنظیمات دلخواه خود را در این فرم انجام دادید در آخر دکمه "Ok" را انتخاب نمایید. بدین ترتیب ایمیل ها بصورت خودکار در برنامه Outlook آرشیو می گردند.
اما شیوه دیگری که برای آرشیو ایمیل ها مورد استفاده قرار می گیرد، شیوه دستی است که بصورت دستی ایمیل ها آرشیو می گردد. برای این کار از منوی "File" وارد گزینه "Info" شده سپس روی گزینه "Cleanup tools" کلیک نموده و از لیست ظاهر شده گزینه "Archive" را انتخاب نمایید.
پوشه مورد نظری را که می خواهید آرشیو نمایید را انتخاب نموده و اگر در این لیست آیتم "Personal Fplders" را انتخاب نمایید در واقع بالاترین سطح موجود است که با انتخاب آن تمام آیتم های موجود به یک دیتافایل جدید منتقل می گردند و در انتها "Ok" نمایید. البته راه دیگری هم وجود دارد که از تمام برنامه outlook خود بک آپ بگیرید. برای انجام اینکار می بایست دیتافایل مربوط به برنامه outlook را در مکانی دیگری کپی نمایید و با این کار هر زمان نیاز به آن ایمیل ها بود کافیست آن فایل pst. را در برنامه outlook اجرا نمایید.